Privacy policy Tilisia.

Tilisia hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en het respecteren van uw privacy.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over welke gegevens we verzamelen en hoe wij met die persoonsgegevens omgaan. We doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens.

Tilisia houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679). 

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

•       uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;

•       de verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

•       uw uitdrukkelijke toestemming vragen als we die nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens;

•       passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;

•       geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

•       op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

Tilisia is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in algemenere zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen, kan dit via onderstaande contactgegevens:

Tilisia

Ommegangstraat 48

9080 Lochristi

patricia.beausaert@outlook.com

Aan wie is deze privacyverklaring gericht?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere klanten, prospecten en leveranciers en personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten.

Waarvoor verwerken wij welke persoonsgegevens ?

Uw persoonsgegevens worden door Tilisia verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden :

●       Algemeen klantenbeheer: opstellen dossier, verwerking loopbaancheques, administratie, facturatie en boekhoudkundige verwerking (contractuele grond).

●       Verzorgen van onze dienstverlening en het correct afhandelen van uw dossier (contractuele grond).

●       Voldoen aan onze verplichtingen rond loopbaancheques ten aanzien van de VDAB of het bekomen van subsidiëring door de overheid (wettelijke verplichting).

●       Verzorgen van infomomenten (gerechtvaardigd belang).

●       Versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang of toestemming).

●       Verkrijgen van een accreditatie bij de International Coach Federation (ICF) (gerechtvaardigd belang).

●       Algemene controle van de dienstverlening, zowel door de VDAB als in het kader van een kwaliteitscertificaat (wettelijke verplichting).

●       Opvolging en verwerking van klachten.

●       Statistische en strategische bedrijfsanalyse (gerechtvaardigd belang).

●       Beheer van geschillen en gerechtelijke procedures, de invordering of overdracht van schuldvordering en de bescherming van onze rechten in het algemeen (gerechtvaardigd belang).

●       Bestrijding van fraude en eventueel misbruik (gerechtvaardigd belang).

In zoverre de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op basis van toestemming, heeft u steeds het recht om de gegeven toestemming te allen tijde in te trekken.

Welke gegevens verzamelen wij?

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen en/of verwerken :

●       Persoonlijke identiteitsgegevens : naam, voornaam, adres (straat, nummer, postcode, gemeente) 

●       Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mailadres 

●       Elektronische gegevens (o.a. IP-adres, locatie, cookies, surfgedrag, inloggegevens, gebruik sociale media, …)

●       Loopbaancheques: chequenummer en klantnummer

●       Testresultaten en notities omtrent de begeleiding 

●       Persoonlijk Ontwikkelingsplan (POP) 

●       Scores van de tevredenheidsmeting 

●       Testimonial

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om gebruik te kunnen maken van onze diensten. Met uitzondering van :

●       Testimonials

●       Contactgegevens voor direct marketing

Het gevolg van de niet-verstrekking van deze gegevens is het niet publiceren van uw testimonial en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen.

Hoe verzamelen wij persoonsgegevens?

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulier, overeenkomst, POP, loopbaancheque, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). 

Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie die wij ontvangen van het loopbaancentrum.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo maken wij gebruik van een derde partij (externe dienstverlener) voor:

•                 Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (Google Drive)

•                 Het verzorgen van de internet omgeving (Gmail, Versio)

•                 Het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen (MailChimp).

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of waarvan dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking aan derden - ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen :

●       VDAB voor het registreren van de loopbaancheques;

●       My Future Works als gemandateerd loopbaancentrum;

●       ICF voor het verkrijgen van een accreditatie;

●       Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld

o   Vaste partners van Tilisia zijn onder andere Els Van Laecke en Harmos

Met deze partijen maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en er voor te zorgen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de door u verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven, tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is de politie die in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven.

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen.

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien u ons hier (schriftelijk) toestemming voor geeft.  U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EU+Noorwegen+Ijsland+Liechtenstein). 

Bewaartermijn

Tilisia bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met inachtname van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding).  Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen.

Tilisia verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 10 jaar na het aflopen van een mandaatperiode van het loopbaancentrum waar wij bij aangesloten zijn.

Voor de bewaartermijn en het gebruik van cookies op de website zie onze aparte cookies policy. 

Beveiliging van de gegevens

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking.

●     Alle personen die namens Tilisia  van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

●       We hanteren een gebruikersnaam en sterk wachtwoordbeleid op al onze systemen;

●       We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens;

●       We werken met SSL-beveiliging op onze mailservers;

●       Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig;

●       We voeren tijdig de nodige software-updates uit.

●       Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;

●       We werken enkel via beveiligde internetverbindingen;

●       Papieren dossiers worden achter slot en grendel bewaard;

●       We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij indien nodig;

Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.

Mocht zich er toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan word u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn.

U heeft het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is.

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens kan u vragen om deze verwerking te stoppen.

Tevens kunt u bezwaar maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden.  Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden via uitschrijfmogelijkheden in e-mails en heeft u het recht zich te verzetten tegen het doorgeven van uw gegevens aan derden voor diezelfde marketingdoeleinden.

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan je ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. 

Om misbruik te voorkomen kunnen wij u daarbij vragen u adequaat te identificeren door een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw aanvraag. We raden u sterk aan om daarbij uw pasfoto onzichtbaar te maken en erbij te vermelden dat het om een kopie gaat.

Er wordt geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming :     

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)

               Drukpersstraat 35, 1000 Brussel

               https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/

               contact@apd-gba.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring

Tilisia kan van tijd tot tijd haar privacyverklaring aanpassen. Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website.

De laatste wijziging gebeurde op 01-03-2021.